EU-Produktcompliance

Die Konformitätserklärung — was sie ist, wie sie entsteht und was das Muster nach der PPWR verlangt

Mit der Konformitätserklärung übernimmt ein Unternehmen die Verantwortung dafür, dass sein Produkt die geltenden EU-Anforderungen erfüllt. Sie ist kein Formular, das man am Ende ausfüllt — sie ist das Ergebnis einer vorangegangenen Prüfung.

Welche Angaben sie enthalten muss, wer sie unterschreibt und wie lange sie aufzubewahren ist, steht nicht in einem einzigen Gesetz, sondern im jeweils einschlägigen EU-Rechtsakt. Diese Seite erklärt das gemeinsame Grundmuster — und wo die Unterschiede liegen.

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Was ist eine Konformitätserklärung?

Die EU-Konformitätserklärung ist ein Dokument, in dem der Hersteller erklärt, dass sein Produkt die Anforderungen der einschlägigen EU-Rechtsvorschriften erfüllt. Der Beschluss Nr. 768/2008/EG, der den gemeinsamen Rahmen für die Vermarktung von Produkten bildet, formuliert die Wirkung knapp: „Mit der Ausstellung der EU-Konformitätserklärung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für die Konformität des Produkts."

Sie ist damit kein Nachweis, den eine Behörde ausstellt, und keine Bescheinigung eines Prüfinstituts. Sie ist eine Erklärung des Unternehmens über sich selbst — abgesichert durch die Unterlagen, die dahinterstehen.

Der Beschluss 768/2008/EG gibt dafür ein Muster vor (Anhang III) und bestimmt, dass die Erklärung die Elemente enthält, die in den Konformitätsbewertungsmodulen des Anhangs II genannt sind. Die einzelnen Produktvorschriften übernehmen dieses Muster und passen es an — deshalb sieht eine Konformitätserklärung für eine Maschine anders aus als eine für eine Verpackung.

Wann braucht man eine Konformitätserklärung?

Immer dann, wenn ein einschlägiger EU-Rechtsakt sie vorschreibt — nicht generell für jedes Produkt. Das ist der häufigste Irrtum beim Thema.

Der erste Schritt ist deshalb nie das Dokument, sondern die Frage: Welche Vorschriften gelten für dieses Produkt? Für ein und dasselbe Produkt können mehrere gleichzeitig greifen — etwa Vorschriften zur elektrischen Sicherheit, zur elektromagnetischen Verträglichkeit und zu Stoffbeschränkungen.

Gelten mehrere Rechtsakte, lassen sich die Erklärungen in der Regel zu einer einzigen Konformitätserklärung zusammenfassen, in der alle einschlägigen Rechtsakte aufgeführt werden.

Eine wichtige Abgrenzung: Für Bauprodukte im Anwendungsbereich der Bauprodukteverordnung gibt es keine Konformitätserklärung, sondern eine Leistungserklärung. Sie erklärt die Leistung in Bezug auf wesentliche Merkmale, nicht die Konformität mit Anforderungen. Wer beides verwechselt, erstellt das falsche Dokument.

Wer erstellt die Konformitätserklärung?

Der Hersteller. Er stellt sie aus, er unterzeichnet sie, er trägt die Verantwortung für ihren Inhalt. Ein Bevollmächtigter kann sie im Auftrag aufbewahren und vorlegen; die Verantwortung für die Konformität bleibt beim Hersteller.

Entscheidend ist der Herstellerbegriff des EU-Rechts: Hersteller ist, wer ein Produkt unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt — auch wenn es anderswo gefertigt wurde. Wer Handelsware unter eigener Marke verkauft, ist damit Hersteller im Rechtssinn.

Dasselbe gilt bei wesentlichen Veränderungen: Wer ein Produkt so verändert, dass es als neues Produkt gilt, wird dadurch selbst zum Hersteller und muss eine eigene Konformitätserklärung ausstellen.

Welche Angaben enthält eine Konformitätserklärung?

Die verbindliche Liste steht im Muster des jeweils einschlägigen Rechtsakts. Die meisten folgen dem Vorbild aus Anhang III des Beschlusses 768/2008/EG, sodass sich ein gemeinsames Gerüst zeigt:

  • eine eindeutige Kennnummer des Produkts oder der Erklärung
  • Name und Anschrift des Herstellers, gegebenenfalls seines Bevollmächtigten
  • Angabe, dass die Erklärung unter alleiniger Verantwortung des Herstellers ausgestellt wird
  • Bezeichnung des Produkts, die seine Rückverfolgbarkeit erlaubt
  • die einschlägigen EU-Rechtsvorschriften, deren Erfüllung erklärt wird
  • die angewandten harmonisierten Normen oder sonstigen Spezifikationen, mit Fundstelle und Fassung
  • gegebenenfalls Name und Kennnummer der notifizierten Stelle und die ausgestellte Bescheinigung
  • Ort, Datum und Unterschrift sowie Name und Funktion des Unterzeichnenden

Diese Aufzählung ersetzt nicht den Blick in den einschlägigen Rechtsakt. Einzelne Vorschriften verlangen zusätzliche Angaben — die PPWR etwa Angaben zur Verpackung und zu ihren Bestandteilen, die in einem Maschinen-Dokument nichts zu suchen hätten.

Die Erklärung ist in die Sprache oder Sprachen zu übersetzen, die der Mitgliedstaat vorschreibt, in dem das Produkt in Verkehr gebracht wird.

Welche Unterlagen braucht man dafür?

Die Konformitätserklärung ist die Spitze. Darunter liegt die technische Dokumentation — die Unterlagen, die belegen, dass die Anforderungen tatsächlich erfüllt sind. Ohne sie ist die Erklärung eine Behauptung.

Was die technische Dokumentation enthalten muss, bestimmt wiederum der einschlägige Rechtsakt. Für Verpackungen nennt Anhang VII der PPWR die Gliederung; sie ist ein gutes Beispiel für den typischen Aufbau:

  • allgemeine Beschreibung und Verwendungszweck
  • Entwurf, Fertigungszeichnungen und Darstellungen der Bestandteile
  • Erläuterungen, die zum Verständnis erforderlich sind
  • Liste der angewandten harmonisierten Normen, gemeinsamen Spezifikationen oder anderer Lösungen
  • Ergebnisse der durchgeführten Bewertungen
  • Prüfberichte

Damit hängt die Erklärung an konkreten Daten: an Materialien, Gewichten, Bestandteilen, Lieferantenangaben, Normen und Prüfergebnissen. Ändert sich einer dieser Werte, ist die Erklärung nicht mehr aktuell.

Wie entsteht eine Konformitätserklärung?

Der Ablauf ist in allen Regelwerken im Kern derselbe. Die Erklärung steht am Ende, nicht am Anfang:

Produkt → einschlägige Vorschriften → Anforderungen → Nachweise → technische Unterlagen → Konformitätsbewertung → Erklärung

  1. Produkt bestimmen — was genau wird in Verkehr gebracht, in welcher Ausführung?
  2. Einschlägige Rechtsakte ermitteln. Oft mehr als einer.
  3. Anforderungen ableiten, die sich daraus für dieses Produkt ergeben.
  4. Nachweise beschaffen — eigene Prüfungen, Lieferantenangaben, Prüfberichte.
  5. Technische Dokumentation erstellen und vollständig halten.
  6. Konformitätsbewertung durchführen nach dem Verfahren, das der Rechtsakt vorsieht — je nach Produkt in eigener Verantwortung oder unter Beteiligung einer notifizierten Stelle.
  7. Erklärung ausstellen, unterzeichnen und aufbewahren.

Wer bei Schritt sieben anfängt, hat kein Dokument, sondern ein Risiko.

Wie lange muss eine Konformitätserklärung aufbewahrt werden?

Das hängt vom jeweiligen Rechtsakt ab — eine einheitliche Frist für alle Produkte gibt es nicht. Der Leitfaden der Europäischen Kommission beschreibt den Grundsatz: Hersteller bewahren technische Unterlagen und Konformitätserklärung für einen Zeitraum auf, der dem Lebenszyklus des Produkts und der Schwere der Gefahren angemessen ist, gerechnet ab dem Inverkehrbringen.

Viele Einzelvorschriften setzen diesen Grundsatz mit zehn Jahren ab dem Inverkehrbringen um. Das ist aber keine allgemeingültige Regel.

Die PPWR unterscheidet zum Beispiel: fünf Jahre bei Einwegverpackungen, zehn Jahre bei Mehrwegverpackungen. Wer pauschal zehn Jahre ansetzt, liegt dort in einem Fall zu hoch und behandelt in einem anderen Regelwerk womöglich eine kürzere Frist als ausreichend.

Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung — was ist der Unterschied?

Beides gehört zusammen, ist aber nicht dasselbe:

Konformitätserklärung CE-Kennzeichnung
ein Dokument ein Zeichen am Produkt, seiner Verpackung oder den Unterlagen
wird ausgestellt und unterzeichnet wird angebracht
wird den Behörden auf Verlangen vorgelegt ist für jeden sichtbar
nennt die Rechtsakte, Normen und Verfahren im Einzelnen zeigt nur, dass die Konformität erklärt wurde

Wichtig: Nicht jedes Produkt mit Konformitätserklärung trägt eine CE-Kennzeichnung. Sie ist nur dort vorgeschrieben, wo ein Rechtsakt sie verlangt. Verpackungen nach der PPWR etwa brauchen eine Konformitätserklärung, aber kein CE-Zeichen. Umgekehrt setzt die CE-Kennzeichnung praktisch immer eine Konformitätserklärung voraus.

Die Konformitätserklärung nach der PPWR

Die EU-Verpackungsverordnung ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein einzelner Rechtsakt das allgemeine Muster ausfüllt. Sie verlangt vor dem Inverkehrbringen das Konformitätsbewertungsverfahren nach Anhang VII einschließlich der technischen Dokumentation; die EU-Konformitätserklärung wird nach Artikel 39 ausgestellt, ihr Muster steht in Anhang VIII.

Bezugspunkt ist dabei die Verpackung als Produkt, nicht das Unternehmen. Identische Verpackungen lassen sich zusammenfassen; unterscheiden sich Material, Aufbau oder Gewicht, ist eine eigene Bewertung nötig.

Das Muster nach Anhang VIII — die acht Pflichtangaben

Anhang VIII gibt die Gliederung vor. Eine Erklärung, der eine dieser Angaben fehlt, ist unvollständig — unabhängig davon, wie gut die Prüfung dahinter war:

  1. Eindeutige Kennung der Verpackung — Produkt-, Chargen- oder Typnummer, über die sich die Verpackung rückverfolgen lässt.
  2. Name und Anschrift des Erzeugers und, sofern bestellt, des Bevollmächtigten.
  3. Verantwortung — die Erklärung wird unter der alleinigen Verantwortung des Erzeugers ausgestellt.
  4. Gegenstand der Erklärung — die Verpackung selbst: Materialstruktur, Bauteile, Kategorie, Verpackungsebene, Zielmärkte.
  5. Einschlägige Rechtsvorschriften der Union — die PPWR, dazu weitere anwendbare Rechtsakte, etwa die Verordnung (EG) Nr. 1935/2004 bei Lebensmittelkontakt.
  6. Harmonisierte Normen und technische Spezifikationen, auf die sich die Erklärung stützt.
  7. Notifizierte Stelle — bei Verpackungen läuft die Konformitätsbewertung nach Anhang VII als Modul A, also interne Fertigungskontrolle. Eine notifizierte Stelle wird daran nicht beteiligt.
  8. Zusätzliche Angaben sowie Ort und Datum der Ausstellung, Name, Funktion und Unterschrift des Unterzeichners.

Die Funktion des Unterzeichners unter Nummer 8 wird am häufigsten vergessen. Anhang VIII verlangt ausdrücklich „(Name, Funktion) (Unterschrift)" — ein Name allein genügt nicht.

Mehr dazu auf der Seite PPWR — EU-Verpackungsverordnung.

Welche Fehler passieren häufig?

  • Die Erklärung ist aktueller als die Unterlagen. Das Dokument wird gepflegt, die technische Dokumentation nicht — die Erklärung verweist dann auf einen Stand, den es so nicht mehr gibt.
  • Unklarer Geltungsbereich. Die Erklärung nennt eine Produktfamilie, tatsächlich unterscheiden sich die Varianten in einem Merkmal, auf das es ankommt.
  • Normen ohne Fassung. Eine Norm wird genannt, aber nicht mit Jahr und Fundstelle — nach einer Überarbeitung ist nicht mehr feststellbar, welche Fassung angewandt wurde.
  • Keine Versionierung. Die Erklärung wird überschrieben statt abgelöst. Bei einer Marktüberwachung lässt sich nicht mehr zeigen, was zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens galt.
  • Lieferantenangaben ohne Beleg. Eine formlose Auskunft per E-Mail wird als Nachweis behandelt, ohne Datum, Fassung und Zuordnung zum Produkt.
  • Unterschrift ohne Grundlage. Unterzeichnet wird, bevor die Bewertung abgeschlossen ist — formal vollständig, inhaltlich nicht gedeckt.
  • Falsches Dokument. Für Bauprodukte wird eine Konformitätserklärung statt der Leistungserklärung erstellt.

Wie PPWR-Ready diesen Prozess trägt

Eine Konformitätserklärung entsteht nicht in einer Textverarbeitung, sondern aus Daten. PPWR-Ready führt genau diese Daten zusammen — Artikel, Anforderungen, Bauteile, Lieferantenangaben, Nachweise und Bewertungen — und erzeugt die Erklärung daraus:

  • Anforderungen je Artikel aus dem Katalog der Compliance-Anforderungen, mit Bewertung je Anforderung
  • Technische Dokumentation nach der Gliederung des Anhangs VII — jeder Buchstabe als eigenes Feld, mit der Möglichkeit, einen Punkt ausdrücklich als nicht anwendbar zu kennzeichnen statt ihn leer zu lassen
  • Nachweisdokumente mit Fassungen — jede Fassung mit Prüfsumme der Datei, Gültigkeitszeitraum, Prüf- und Freigabestand und Verweis auf die abgelöste Fassung
  • Zuordnung von Dokumenten zu Artikeln, Verpackungen, Bauteilen und Lieferantenanfragen
  • Konformitätserklärung als eingefrorener Stand — sie hält Momentaufnahmen von Hersteller, Bevollmächtigtem, Verpackung, Bauteilen, Bewertung, technischer Dokumentation und Nachweisen fest, dazu eine Prüfsumme der Grundlage
  • Fortlaufende Nummer, Fassung und Ablösekette — eine neue Erklärung ersetzt die vorige, ohne sie zu löschen; Freigabe und Rücknahme samt Grund werden festgehalten
  • Ausgabe als PDF und Bündelung zu einer Nachweismappe für Kunden oder Behörden
  • Erinnerung vor Ablauf von Nachweisen, die ein Gültigkeitsdatum tragen

Damit lässt sich später beantworten, was bei einer Marktüberwachung zählt: Auf welchem Datenstand beruhte diese Erklärung? — PPWR-Ready ist ein unabhängiges Softwareunternehmen und keine Rechtsberatung. Die Software strukturiert Daten, Nachweise und Dokumente; die Bewertung und die Erklärung verantwortet das Unternehmen.

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Häufige Fragen zur Konformitätserklärung

Braucht jedes Produkt eine Konformitätserklärung?

Nein. Sie ist nur erforderlich, wenn ein einschlägiger EU-Rechtsakt sie vorschreibt. Der erste Schritt ist deshalb immer die Frage, welche Vorschriften für das Produkt gelten — nicht das Ausfüllen eines Musters.

Wer muss die Konformitätserklärung unterschreiben?

Der Hersteller oder eine von ihm bevollmächtigte Person, mit Namen und Funktion. Hersteller im Rechtssinn ist auch, wer ein Produkt unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt, ohne es selbst gefertigt zu haben.

Kann eine Erklärung mehrere Rechtsakte abdecken?

In der Regel ja. Gelten für ein Produkt mehrere EU-Rechtsakte, lassen sich die Erklärungen zu einer einzigen zusammenfassen, in der alle einschlägigen Rechtsakte aufgeführt werden.

Ist die Konformitätserklärung dasselbe wie die CE-Kennzeichnung?

Nein. Die Erklärung ist ein Dokument, das ausgestellt und auf Verlangen vorgelegt wird; die CE-Kennzeichnung ist ein Zeichen, das angebracht wird. Nicht jedes Produkt mit Konformitätserklärung trägt ein CE-Zeichen — Verpackungen nach der PPWR etwa nicht.

Wie lange muss ich die Erklärung aufbewahren?

So lange, wie es der einschlägige Rechtsakt vorschreibt. Viele Vorschriften nennen zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen; die PPWR unterscheidet fünf Jahre bei Einweg- und zehn Jahre bei Mehrwegverpackungen. Eine einheitliche Frist für alle Produkte gibt es nicht.

Was ist der Unterschied zur Leistungserklärung?

Die Leistungserklärung gibt es für Bauprodukte. Sie erklärt die Leistung des Produkts in Bezug auf wesentliche Merkmale, während die Konformitätserklärung die Einhaltung von Anforderungen erklärt. Für dasselbe Produkt ist immer nur eines von beiden das richtige Dokument.

Quellen

Verwandte Seiten: PPWR · EUDR · RoHS · Produktcompliance in der EU · Wissensdatenbank

Diese Seite fasst den Stand vom 20. September 2026 zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist stets der für das jeweilige Produkt einschlägige Rechtsakt.

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